5 ohjetta, joilla raivaat lisää aikaa arkeen

mennessä | touko 25, 2020 | Elämänhallinta | 0 Kommenttia

(Julkaisu sisältää mainoslinkkejä. Mainoslinkit merkitty *-merkillä)

Sinulla on unelma ja suunnitelma unelmasi toteuttamiseen, mutta aikasi ei riitä siihen. Työ, perhe, mahdollisesti iäkkäiden vanhempien auttaminen ja lemmikit vaativat aikaasi. Illalla väsyneenä mietit jälleen kerran, mihin se päivä taas hupeni.

Haaveiletko sinäkin kirjan kirjoittamisesta? Laita kalenteriin, montako sivua / merkkiä kirjotat viikossa! (Kuva: Pixabay)

Asiaa ei auta, jos pakollisia tehtäviä ja siihen päälle unelmia on useampia ja yrität toteuttaa niitä kaikkia. Jostakin on siis luovuttava tai ainakin tehtävät on priorisoitava – päätettävä, mikä on tärkeintä.

Minäkin pähkäilen saman ongelman parissa. Asiakkaiden toimeksiannot on hoidettava samalla kun opiskelen televisiodokumenttitoimittajaksi ja teen blogia. Haaveilen myös, että saisin tänä vuonna kirjoitettua kirjani vihdoinkin loppuun. Lisäksi haluan laihduttaa ja liikkua joka päivä jossakin muodossa. Perheenkin kanssa on mukavaa ja tärkeää viettää aikaa.

Olenkin lukenut kasan elämäntaito-oppaita ja ottanut niistä mielestäni toimivimpia keinoja käyttöön. Lupaan, että jos noudatat näitä ohjeita, saat vähintään kolme tuntia lisää aikaa viikossa unelmiesi toteuttamiseen!


2. Pura stressi paperille: tee tekemättömistä asioista to do -lista

Ystäväni kipuilee ajanpuutteen takia. Pitäisi opiskella ja käydä töissä sen lisäksi, että kaksi alle kouluikäistä lasta vaativat jatkuvasti huomiota – kotitöistä puhumattakaan. Harrastamiseen ja ulkoiluun jää aikaa vain kerran, pari viikossa.

”En voi iltaisin ja viikonloppuisin mitenkään keskittyä opiskeluun, kun koti on huiskin haiskin”, hän tuskailee. Yritän ehdottaa vapaapäivien aikatauluttamista. Kun lapset ovat isällään, hän voisi keskittyä opintoihin, ulkoiluun ja kotitöihin. ”Et sinä ymmärrä minun arkeani. Enkä halua aikatauluttaa vapaapäiviäni”, hän tuhahtaa. Silti tekemättömät työt hiipivät kuulemma yöuniin jopa viikonloppuisin.

Ehdotan hänelle, että hän ottaa kynää ja paperia ja purkaa kaikki tekemättömät työt – myös kotityöt! – yhdeksi pitkäksi listaksi niitä sen kummemmin erittelemättä.

Listan tekemiseen pitää varata aikaa, sillä siihen pitää laittaa kaikki seuraavan parin-kolmen kuukauden työt: työtehtävät, kotityöt, synttärit, lasten harrastukset ja vanhempainillat, tapaamiset ystävien kanssa, illanistujaiset, jumpat, repsottavien jalkalistojen korjaus, kauppareissut ja muut mielessä pyörivät asiat. Listaan voi kertyä kymmeniä, jopa yli sata asiaa, mutta ei hätää – seuraavassa osiossa pilkotaan elefantti helpommin syötäviksi palasiksi.

2. Jaa tehtävälista tärkeysjärjestykseen

Muista listata tärkeisiin asioihin myös ulkoilua perheen ja ystävien kanssa! (Kuva: Pixabay)

Ahdistusta helpottaa, kun jaat listan pienempiin, helpommin pureskeltaviin osiin. Jaottele tehtävät asiat nelikenttään seuraavasti:

  1. Tärkeisiin ja kiireellisiin tehtäviin eli niihin, jotka on vain tehtävä ja mahdollisimman pian. Näitä ovat minulla yrittäjänä asiakkaiden toimeksiantoihin reagoiminen. Hyvin suunniteltuina varsinaiset toimeksiannot eivät kuulu tähän kategoriaan. Lapsiperheessä näihin kuuluvat kiireelliset, huomioita vaativat työtehtävät ja esimerkiksi lapsen sairastuminen. Näihin olisi hyvä varata joka päivä myös extra-aikaa siltä varalta, että uusia tulipaloja syttyy sinusta riippumattomista syistä.

  2. Tärkeisiin, mutta ei niin kiireellisiin. Nämä ovat normaaleja tehtäviä, jotka olet laittanut kalenteriin. Minulla nämä ovat toimeksiantoja eli haastatteluja, juttujen kirjoittamista, koulutuksia ja niiden suunnittelupäiviä sekä opiskeluun liittyviä tehtäviä ja blogipostauksia. Myös esimerkiksi lasten harrastuksiin kuljettamiset lukeutuvat tähän kategoriaan.

  3. Pitäisi tehdä, mutta joilla ei (toivottavasti) ole kiire -tehtäviin eli rutiineihin. Näitä ovat muun muassa kotityöt, laskujen maksu ja harrastukset. Nämä tulisi laittaa kalenteriin, jotta ne eivät livahda ryhmään yksi.

  4. Puuhasteluun. Tähän lukeutuvat kaikki ne tehtävät, joilla ei ole kiire ja jotka eivät vie sinua unelmissasi tai missäkään muussakaan eteenpäin. Näitä ovat netissä surffailu, television hömppäohjelmat, kavereiden kanssa puhelimessa höpöttäminen, somettaminen ja muu puuhastelu, jota teet, kun opiskelu tai unelmiesi eteen tehtävä työ ei huvita.

Kun olet laittanut To Do -listasi tähän nelikenttään, voit seuraavaksi laittaa käden sydämelle ja miettiä samat tehtävät arvojesi ja tärkeysjärjestyksesi pohjalta. Muuttuuko lista?

  1. Etsi listasta ne asiat, jotka vievät sinua kohti unelmiasi. Yliviivaa ne lempivärilläsi.
  2. Mitkä tehtävät vievät sinua kauemmaksi unelmistasi? Mihin puuhiin menee aikaa, mutta ne voi hoitaa joskus toiste tai jättää toistaiseksi tai vaikka kokonaan tekemättä? Alleviivaa nämä.
  3. Mihin asioihin ei tarvitse reagoida nyt, vaan jotka voit laittaa kalenteriin myöhemmin hoidettavaksi? Merkitse nämä esimerkiksi tähdellä.

Nyt voit tarvittaessa päivittää ja aikatauluttaa nelikenttään laittamasi tehtävälistan. Lähde liikkeelle niistä tehtävistä, joilla on selkeä deadline. Mieti, voitko jakaa jonkun ison tehtävän pienempiin, jotta se ei ole kiireellisten ryhmässä. Voiko joitakin tehtäviä delegoida muille tai hankkia apua?

3.      Päätä, mitä et tee ja saat lisää aikaa tärkeille asioille

Ystäviä voi tavata myös patikkaretken merkeissä.

Aika monelle on vaikeaa sanoa työkavereille, ystäville ja perheelle ei. Tämän pienen sanan mahduttaminen sanavarastoosi on kuitenkin välttämätöntä, jos olet päättänyt löytää aikaa tavoitteellesi. Paneudumme siis tarkemmin äskeisen listan kohtaan kaksi.

Mitä tekemistä voit vähentää tai jättää toistaiseksi pois? Jos olet kuluttanut päivittäin somessa kaksi tuntia, riittäisikö puoli tuntia? Voisiko Netflixin säästää viikonlopuksi? Jos käytät päivittäin paljon aikaa ystävien kanssa puhelimessa seurusteluun tai kahvitteluun, voiko tätä aikaa aikatauluttaa sinulle sopivaan aikaan?

Aluksi voi tuntua kamalalta sanoa kaverille, että nyt ei ole aikaa lähteä kahville. Jos olet merkinnyt sen ajan opiskeluun tai muuhun unelman toteuttamiseen liittyvään tekemiseen, et voi hypätä muiden tahdon mukaan ad hoc -asioihin. Kerro ystävällesi unelmastasi ja siitä, olet päättänyt tästä lähtien olla kurinalaisempi. Sopikaa kuulumisten vaihtamiselle aika tai yhdistä ulkoilu ystäviesi näkemiseen!

Kieltäytyminen voi olla aluksi vaikeaa. Se voi tuntua itsekkäältä ja epäkohteliaalta. Pian kuitenkin huomaat, että kun saat aikaa itsellesi tärkeille asioille, aikaan liittyvä stressi ja ahdistus vähenevät. Varsinkin, kun opit sanomaan myös ikäville asioille ei!

Kun saat aikaa itsellesi tärkeille asioille, aikaan liittyvä stressi ja ahdistus vähenevät. Klikkaa ja Twiittaa

4.      Jaa lopullinen tehtävälista neljään kategoriaan

Toimittaja ja valmentaja Anna Perho neuvoo mainiossa *Antisäätäjä – fiksun ajankäyttäjän opas -äänikirjassaan jakamaan tehtävälistan neljään kategoriaan:

  1. Timantteihin: näitä ovat tärkeimmät työtehtävät, opiskelu tai muu unelmien toteuttamiseen kuuluvat tehtävät, ruokailu, uni ja ihmissuhteet.
  2. Tulipaloihin: tulipaloja ovat kiireelliset työasiat, lapsen sairastuminen ja muu yllättävä, siinä hetkessä hoidettava asia.
  3. Touhuiluun: tähän kategoriaan kuuluvat sijaistoiminnot kuten kotona työskentelevälle pölyjen pyyhkiminen keskellä päivää ja ylipäätään muut työflowta rikkovat asiat kuten sähköpostien ja somekanavien jatkuva vilkuilu sekä iltalehtien ja uutiskirjeiden selaaminen. Touhuilijan tunnistaa siitä, että hänellä on koko ajan kiire ja touhu päällä, mutta valmista ei vain synny.
  4. Roskiin: nämä ovat niitä edellisten listojen turhakkeita, jotka vievät sinua pois tavoitteistasi. Roskatoiminnot tunnistat siitä, että tuloksena ei synny mitään – korkeintaan pikaruoan kaltaista nopeaa mielihyvää. Pieni annos roskaa silloin tällöin on hyväksi, suuri annos saa olon turpeaksi ja turhautuneeksi.

5.      Laita asiat kalenteriin: vapautat aikaa unelmiesi toteuttamiseen

Meillä on jokaisella 24 tuntia vuorokaudessa, jotka voi karkeasti jakaa kolmeen osaan, nukkumiseen, työntekoon ja vapaa-aikaan. Omasta arjesta riippuen sinulla on kahdeksan tuntia unelmiesi toteuttamiseen perheen, arkiaskareiden ja harrastusten ohessa.

Nyt sinun tulisi viedä aikatauluttaminen loppuun ja merkitä KAIKKI tehtävät lopulliselta listaltasi kalenteriin. Tähän sopii parhaiten kalenteri, jossa päivän tehtäville on tilaa tuntien tarkkuudella.

Jos paperikalenteri ei ole sinun juttusi, siirrä tehtävälistasi sähköiseen kalenteriin. (Kuva: Pixabay)

Jotkut innostuvat tuunaamaan kalenteristaan uuden harrastuksen eli bujoilun. Jollakin työasiat ovat omassa kalenterissaan. Joillakin kaikki on sähköisessä kalenterissa. Sekin on ok, kunhan kalenteri löytyy helposti.

Tärkeintä on, että et täytä kovalevyäsi sillä, että yrität muistaa, mitä tänään piti tehdä ja mihin aikaan. Tehtävälistojen aikatauluttaminen ja laittaminen kalenteriin tuntien tarkkuudella jopa vapaapäivinä kuulostavat ehkä tylsältä, mutta tehtävien aikatauluttaminen ja laittaminen kalenteriin helpottavat ajanhallintaa ja pitävät tavoitteen kirkkaana.

Ota myös huomioon, että aina ei vain jaksa. On päiviä, jolloin tekisi vain mieli lösähtää sohvalle tuijottamaan hömppäsarjoja. Silloin kannattaa kokeilla 10 minuutin sääntöä. Siitä voit lukea lisää ”Näin hankit lisää aikaa unelmiesi toteuttamiseen”- blogista. Jos voimat eivät riitä sohvaa pidemmälle, kalenterissa on hyvä olla suunnitelma B: yksi puolikas päivä viikossa ”kotiläksyjen” ja yllättävien asioiden varalle.

Suunnitelma B helpottaa omaatuntoa myös siksi, että tiedät ehtiväsi tehdä tehtävän toisenakin päivänä ilman, että perheen suunnitelmat menevät uusiksi. Kun tehtävä on kalenterissa, se tulee todennäköisemmin tehtyä sen sijaan, että se jää ”ilmaan” roikkumaan. Jos tehtävän tekeminen venyy, sekin painaa takaraivossa. Ainakin minulle tulee epäonnistunut olo, jos en saa itselleni lupaamiani asioita tehdyksi kutakuinkin ajallaan.

Kokeilitko tämän blogin ohjeita – miten ne mielestäsi toimivat? Kommentoi ja kerro, mitkä ajanhallinnan keinot toimivat sinulla parhaiten!

Seuraavassa blogissa käsittelen oman elämän ja ympäristön siivoamista sellaiseksi, että se tukee unelmiesi toteuttamista. Tilaa blogi suoraan sähköpostiisi sivun oikeasta reunasta esittelyni alta!

Aurinkoista työviikkoa!

Lue myös nämä:

0 kommenttia

Lähetä kommentti

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

Kuka olen?

Olen Eila Lokka, 47-vuotias viestintäalan yrittäjä, televisiodokumenttialan opiskelija, maalausyrittäjän vaimo ja kahden murkkuikäisen tytön varamamma, joka etsii omaa polkuaan kohti unelmaelämää.

Minulle se tarkoittaa matkailua, paikkariippumatonta (digi)yrittäjyyttä, itsenäistä sisällöntuotantotyötä sekä käsikirjoittamista. Itseni näköistä elämää.

Blogissani kirjoitan matkastani kohti unelmaelämääni ja unelmamatkoistani samalla kun annan matkavinkkejä. Luen myös paljon elämäntaito-oppaita, testaan niiden toimivuutta arkielämässä ja jaan lukijoilleni toimivimpia niistä saatuja ja omia vinkkejä. Lue lisää

Pin It on Pinterest

Sivustomme käyttää evästeitä. Jatkamalla sivuston käyttöä hyväksyt evästeiden käytön sekä tietosuojakäytäntömme. Lisätietoja

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close